Le ministère de l’Economie, des Finances et de la Réforme de l’administration vient de publier une circulaire sur les procédures et les mesures de reprise de travail dans les établissements publics, après la levée de l’état d’urgence sanitaire.
Dans une circulaire, le département de tutelle demande aux fonctionnaires et aux employés des établissements publics et des collectivités locales, qui ont précédemment bénéficié des facilités accordées par la circulaire du ministre du 16 mars 2020, à rejoindre progressivement leurs lieux de travail. Pour que cette opération se fasse en toute sécurité, le département de tutelle a élaboré un guide pratique qui annonce diverses orientations et mesures à prendre vis-à-vis de l’établissement public, du fonctionnaire et du citoyen. Ci-après les principaux points de ce guide.
1 – Mesures relatives à l’administration:
– Créer un comité interne, au niveau de chaque administration pour veiller à la mise en œuvre des mesures prises pour éviter la propagation de Covid-19.
– Mettre en place d’un plan d’action comprenant les mesures à prendre pour garantir la sécurité sanitaire de l’établissement et déterminant les moyens nécessaires pour ce faire, ainsi que le responsable de sa mise en œuvre.
– Continuer de respecter les précautions et les mesures individuelles et le respect de toutes les directives des autorités publiques (mesurer la température des employés des administrations et des usagers avant leur entrée, port du masque…).
– Inscrire tous les visiteurs des établissements publics dans des registres, y compris les employés et les usagers. Ces registres comprendront leurs adresses et numéros de téléphone, afin d’identifier les personnes-contacts, en cas de besoin
– Assouplir les heures et les jours de travail, contrôler la présence des fonctionnaire, et organiser les permanences, selon la spécificité de chaque administration.
-Opter pour des réunions virtuelles et réduire les réunions directes, tout en déterminant un nombre maximum de participants et en respectant la distanciation.
– Poursuivre le télétravail pour les fonctionnaires dont la nature de leur travail n’exige pas leur présence au siège de l’administration, notamment les tâches et les missions pouvant être effectuées à distance.
– Reprendre de l’annonce de candidature aux postes supérieurs et de responsabilité, et adoption de la candidature électronique via le portail emploi public et la réalisation d’entretiens de présélection à distance, s’il est nécessaire.
– Organiser et contrôler l’opération des autorisations exceptionnelles et les facilités dont bénéficient les fonctionnaires en situation spécifique (handicap, maladies chroniques …) tout en assurant la continuité du travail et les activités qu’ils exercent.
-Elaborer une programmation horaire pour organiser les congés administratifs annuels, afin d’assurer le fonctionnement normal des différents administrations et établissements publics.
-Poursuivre le développement et la diversification des supports numériques et généraliser les services administratifs en ligne (bureau d’ordre numérique, le service électronique de correspondance administrative, le parapheur électronique …).
-Réduire la circulation des documents papier et l’adoption de la gestion électronique des documents administratifs (GED).
-Poursuivre la numérisation des services administratifs, simplifier les procédures administratives et accélérer leur numérisation.
-Désinfecter de façon permanente les espaces et les bureaux du travail, les bâtiments administratifs et le parc automobile et ne pas dépasser sa capacité.
2- Mesures relatives aux fonctionnaires:
-Les fonctionnaires qui sont susceptibles d’être infectés par le virus, ou ceux souffrant de symptômes similaires à ceux de cette maladie, ou qui souffrent d’une faible immunité, ne doivent pas être présents au travail et ils doivent informer l’administration.
-S’assurer de la propreté et de la désinfection des surfaces qui sont régulièrement touchées au sein des bureaux et également s’assurer qu’elles sont bien aérées. Les portes doivent rester ouvertes, lorsque cela est possible.
– Prendre toutes les mesures de distanciation sociale entre les employés des services publics et porter le masque médical pendant la période de travail.
-Les mains doivent être lavées régulièrement et il faut jeter les mouchoirs utilisés dans la poubelle et laver les mains par la suite.
– Il ne faut pas partager les outils de travail, la nourriture, la boisson ou des objets personnels avec les autres.
– Informer l’administration en cas de symptômes respiratoires (toux, respiration difficile ou température élevée).
3- Mesures relatives aux usagers:
– Renforcer les mesures de contrôle de l’accès des usagers aux administrations.
– Organiser les espaces d’accueil et mettre en place des couloirs spéciaux pour accéder et sortir des administrations et respecter la distanciation.
– Installer des panneaux de signalisation pour identifier les services chargés de fournir les prestations administratives.
– Adopter des mécanismes opérationnels pour améliorer les conditions d’accueil, de conseil et d’orientation comme la généralisation des numéros de téléphone et les mails électroniques par les différents canaux de communication disponibles.
– Adopter les applications et programmes relatifs à la prise de rendez-vous et à la communication avec les usagers par le biais de centres d’appels et d’orientation, afin de réduire l’afflux des usagers aux services de l’administration.
– Déterminer le nombre maximum autorisé des usagers à être dans les espaces d’accueil et les autres espaces afin d’assurer la distanciation recommandée.
– Inscrire les informations relatives aux usagers dans des applications afin de faciliter l’opération de rechercher les personnes-contacts en cas de besoin.
– Organiser des permanences pour certaines administrations publiques qui fournissent des prestations vitales.
– Mise en place d’un comité technique au niveau du département de la Réforme de la l’Administration